La gestión de la tripulación es un proceso fundamental en la industria aérea y, al mismo tiempo, una de las tareas más críticas y complejas para las aerolíneas, pues no se trata solo de coordinar horarios y asignaciones, sino de garantizar que cada vuelo opere sin contratiempos, con personal capacitado y en plena conformidad con las normativas. Una gestión eficiente tiene el potencial de mantener y mejorar la puntualidad y continuidad de los vuelos; evitar retrasos, cancelaciones o problemas operativos; y es esencial para garantizar la seguridad en cada trayecto, impactando en una experiencia positiva para el pasajero.

Sin embargo, las aerolíneas enfrentan varios desafíos al coordinar a sus tripulaciones, pilotos y asistentes de vuelo, pues necesitan asegurar que todos estén debidamente certificados, capacitados y disponibles para cubrir los vuelos asignados. A esto se suman otros factores, como la gestión de las horas de servicio y descanso de los tripulantes, los requisitos de formación continua, certificaciones específicas para diferentes tipos de aeronaves y la supervisión de normativas que varían según la región.

Estos retos se ven aún más complejos cuando consideramos el impacto financiero de la gestión de la tripulación en las aerolíneas. Los costos relacionados con la tripulación representan entre el 10% y el 20% de la estructura de gastos de una aerolínea*. Además, los costos de personal y combustible, juntos, constituyen el 50% de los gastos operativos, siendo el personal, responsable del 32.3%**. Esto destaca la necesidad de una gestión eficaz de la tripulación que mantenga la eficiencia operativa en aerolíneas, y contribuya al control de gastos y a una mayor rentabilidad.

 Con la transformación digital en la industria aérea, la tecnología está agilizando y optimizando las operaciones aeroportuarias, incluida la gestión de tripulaciones. “La creciente complejidad de la operación aérea, sumada a la presión por optimizar costos y mejorar el rendimiento, ha impulsado a las aerolíneas a adoptar soluciones tecnológicas que garanticen una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta ante las demandas de la industria, así como vuelos más seguros y una mejor experiencia para los pasajeros”, señala Enrique Mendoza Arce, director general de enITma.

Soluciones avanzadas en software especializado para la industria aérea, como las aplicaciones web y aplicaciones móviles que también se les puede denominar como “portales para empleados” o “Intranet”, pueden ser aliados clave para mejorar la coordinación y reducir errores humanos, permitiendo una gestión más ágil y centralizada de la tripulación. Como ejemplo de este tipo de soluciones, Mendoza Arce menciona:

• Las aplicaciones para pilotos y sobrecargos, que proporcionan acceso en tiempo real a información crítica, como horarios, asignaciones de vuelo, actualizaciones sobre capacitación y cambios operativos. Estas plataformas (web responsive) funcionan en prácticamente cualquier dispositivo móvil o tableta con sistema operativo iOS, Android o Windows. Están diseñadas para ser sostenibles y escalables, así como para permitir a los tripulantes gestionar su disponibilidad, verificar tiempos de descanso y estar al tanto de las normativas, lo que reduce los riesgos de incumplimiento y mejora la eficiencia operativa.
• Los portales de tripulación, que proporcionan una solución integral para la operación diaria, han optimizado la comunicación interna al ofrecer un único punto de acceso a todos los recursos necesarios. A través de estas plataformas, las aerolíneas pueden enviar notificaciones instantáneas sobre cambios de vuelo, alertas meteorológicas o modificaciones en las regulaciones, asegurando que el personal siempre esté bien informado y preparado.

Para el directivo de enITma, empresa que ofrece soluciones de tecnología especializadas en la industria aérea que ayudan a mejoran la experiencia del pasajero, la digitalización de las operaciones está facilitando la comunicación entre las aerolíneas y sus tripulaciones, al mismo tiempo que permite una mayor visibilidad y control. “Estas soluciones de software para aerolíneas ayudan a consultar toda la información que necesitan las tripulaciones para su operación diaria, como los itinerarios, horarios de vuelo, pernoctas, viáticos, guardias, vacaciones, permisos y uniformes”.

Ventajas de una gestión de tripulación eficiente y potenciada por tecnología

 La adopción de soluciones tecnológicas ha agilizado la gestión de tripulaciones en las aerolíneas, brindando una serie de beneficios estratégicos que optimizan tanto la operación como la experiencia de los empleados. De acuerdo con Mendoza Arce, estas son algunas de las principales ventajas:

• Optimización de horarios y rutas: El software especializado permite una planificación precisa y dinámica, reduciendo al mínimo los errores en la programación de vuelos y ajustando rutas de manera eficiente para evitar demoras innecesarias.
• Automatización de tareas administrativas: Ciertas tareas, como la asignación de vuelos, gestión de permisos y vacaciones, pueden automatizarse, lo que libera tiempo para el personal, reduce el riesgo de errores humanos y asegura que siempre haya cobertura adecuada.
• Información centralizada y en tiempo real: Un portal institucional que agrupa datos cruciales -itinerarios, horarios, pernoctas y viáticos- mejora la comunicación interna y facilita una toma de decisiones rápida y precisa, especialmente ante cambios imprevistos.
• Mejora en la experiencia del empleado: La posibilidad de gestionar horarios, turnos y beneficios de manera autónoma a través de una app o plataforma centralizada, eleva la satisfacción de los tripulantes, lo que se traduce en mayor retención y motivación del equipo.
• Cumplimiento normativo: El software especializado para la industria aérea también asegura que se cumplan todas las normativas y regulaciones vigentes, minimizando el riesgo de sanciones que puedan afectar a la operación.
• Reducción de costos operativos: Al mejorar la eficiencia y reducir los errores, las aerolíneas pueden disminuir costos asociados a la gestión de la tripulación y a la corrección de problemas derivados de una mala coordinación.

La gestión de la tripulación en la industria aérea es mucho más que una tarea logística, es una función esencial para garantizar la seguridad y la eficiencia operativa en aerolíneas; por esta razón, es fundamental contar con herramientas tecnológicas que permitan la coordinación en tiempo real, asegurando que los pilotos y asistentes de vuelo cumplan con todos los requisitos operacionales y de seguridad.

En este contexto, enITma ha desarrollado una plataforma HCM de aviación integral (B2E), diseñada para agilizar la gestión de empleados, el reclutamiento y selección, la planificación de la fuerza laboral y la administración de beneficios. Esta solución complementa la integración de aplicaciones móviles y portales especializados basados en tecnologías SaaS (Software as a Service), que facilitan el acceso a información actualizada, optimizando la comunicación y reduciendo los tiempos de respuesta ante cambios inesperados, como cancelaciones o retrasos.

“Si bien la tecnología no es determinante, sí contribuye considerablemente a la automatización de procesos críticos y al acceso centralizado a la información, lo que puede ayudar a mantener a la tripulación siempre preparada y alineada con las regulaciones. Esto, además de mejorar la seguridad, también aumenta la satisfacción de los empleados y reduce los costos operativos”, finaliza el directivo.